De allra flesta arbetsplatser kräver idag att dokumenthanteringen är säker och effektiv. Tyvärr är detta ofta förbisett, och istället slängs företagsdokumenten runt på kontoret och samlar damm. Detta leder ofta till ett mycket rörigt resultat, vilket gör det ännu mer omotiverande att ta itu med.
Om du har bestämt dig för att din arbetsplats behöver effektivisera dokumentförvaringen har du kommit till rätt ställe. Här är några tips på hur ni kan förvara era handlingar på ett mer optimalt sätt, så att arbetsplatsen blir en mer rofylld plats för de anställda att befinna sig på, samtidigt som dokumenten blir enklare att hitta.
Investera i arkivskåp
En av de absolut bästa förvaringslösningarna för kontor är arkivskåp, som utför ett antal funktioner och därmed kan förbättra arbetsplatsens dagliga verksamhet. Ett arkivskåp är en typ av dokumentskåp som består av en stomme och en eller två dörrar. Arkivskåp är dock särskilt utformade för att förvara dokument på ett flexibelt och elegant sätt, samtidigt som de kommer med ett lås för att skydda handlingar och en brandsäker konstruktion för att se till att inga olyckor kan påverka verksamhetens viktiga dokument.
Arkivskåp fungerar som naturliga och effektiva förvaringsplatser för ett produktivt kontor eftersom de är lätta att hantera, har en neutral design och optimerade mått. De är därför perfekta för alla typer av förvaring av viktiga arbetsdokument i alla typer av företag!
En annan stor fördel med arkivskåp är att de är optimala när det gäller platsbesparande lösningar. Trånga utrymmen gynnas av att utnyttja rummets hela höjd, liksom förvaringsenheter som arkivskåp, eftersom de är utformade från golv till tak.
Förvara dokument i enlighet med arbetsprioriteringar
Arkivskåp är utmärkta för platsbesparande och säker förvaring av diverse arbetsmaterial. Men glöm inte bort att förvara dokumenten enligt deras prioriteringar! Eftersom många arkivskåp utnyttjar takhöjden i ett rum kommer vissa dokument naturligt placeras på de översta hyllorna, vilket gör det svårt att komma åt dem.
Se därmed till att placera föremål eller pärmar med dokument som inte används lika frekvent på de översta hyllorna och se till att det finns en trappstege till hands så att de anställda fortfarande kan nå hyllorna på ett ergonomiskt sätt när det behövs.
Se till att märka alla pärmar och mappar
Att investera i ett arkivskåp är ett stort steg mot mer tidsbesparande och smart förvaring på arbetsplatsen. Men om dina pärmar och mappar inte är korrekt märkta kommer du aldrig att kunna hålla reda på dina dokument. Se därför till att alla pärmar är märkta enligt vad de innehåller, kort och koncist med stora bokstäver. Det är bra om mapparna sedan ordnas efter tema och datum, samt relevans som vi diskuterade tidigare. Hur ni märker och var ni placerar mapparna beror naturligtvis på företagets omständigheter.
Effektiv och säker förvaring är en investering i verksamhetens framtid
Tyvärr är det många företag som inte inser vikten av att lagra dokument på ett funktionellt sätt innan det är för sent. Dokument som ligger och skräpar är inte bara irriterande, utan kan också leda till att någon slänger något som inte borde ha slängts. Då finns det ingen annan än cheferna att skylla på.